Laskutus voi tuntua yksinkertaiselta rutiinilta, mutta pinnan alla liikkuu paljon arvokasta ja arkaluonteista dataa: asiakastietoja, tilinumeroita ja sopimusviitteitä. Jos nämä tiedot päätyvät vääriin käsiin, seuraukset voivat olla vakavat – aina maksuhuijauksista tietovuotoihin ja mainehaittoihin. Siksi jokaisen laskutuksen parissa työskentelevän tulisi olla varma, että laskutusprosessi on riittävän hyvin suojattu.
Liiketoiminnalle on kriittisen tärkeää, että asiakkaasi voivat luottaa sinuun – myös silloin, kun kyse on heidän tietoturvastaan. Kun hoidat laskutuksen huolellisesti ja turvallisesti, rakennat samalla yrityksellesi vahvaa mainetta luotettavana toimijana.
Laskutuksessa liikkuu paljon arkaluonteista dataa, joka kiinnostaa myös kyberrikollisia. Tyypillisesti laskuissa näkyvät mm:
Asiakkaan nimi, osoite ja yhteystiedot
Yrityksen ja asiakkaan pankkitilitiedot
Viittauksia sopimuksiin tai palvelusisältöihin
Verkkolaskuosoitteita ja y-tunnuksia
💡Lue myös: Mitä tietoja laskulta tulee löytyä?
Yhdessä nämä muodostavat kokonaisuuden, jota voidaan käyttää hyväksi monin eri tavoin. Jos nämä tiedot päätyvät vääriin käsiin– joko teknisen haavoittuvuuden, inhimillisen virheen tai huolimattoman prosessin vuoksi – , seurauksena voi olla identiteettivarkauksia, huijauksia tai muuta kyberrikollisuutta. Laskutuksen kautta leviävät myös yhä useammin huijausviestit – esimerkiksi tekaistut laskut, jotka näyttävät aidoilta, mutta ohjaavat maksut rikollisille tileille.
Yksi esimerkki on ns. B2B-huijaus, jossa hyökkääjä kaappaa viestiketjun tai jäljittelee lähettäjän sähköpostia, muuttaa laskun tilinumeron ja ohjaa maksun omalle tililleen. Nämä tapaukset voivat jäädä huomaamatta viikkojen ajan – kunnes asiakas ilmoittaa, ettei ole saanut tuotetta tai palvelua, vaikka maksu on suoritettu. Tällöin vahinko on usein jo tapahtunut.
Lisäksi lakisääteiset vastuut korostavat tietoturvan merkitystä: esimerkiksi GDPR edellyttää, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti koko niiden elinkaaren ajan – myös silloin, kun ne liikkuvat osana laskutusprosessia. Jos tietovuoto tapahtuu, voi yritys joutua kohtaamaan viranomaisselvityksiä tai sanktioita.
Varmista, että käyttämäsi laskutusohjelmisto täyttää ajantasaiset tietoturvastandardit. Pilvipohjaisissa palveluissa tulisi olla mm. salattu tiedonsiirto (SSL/TLS), kaksivaiheinen tunnistautuminen ja säännölliset varmuuskopiot.
Kaikilla työntekijöillä ei tarvitse olla pääsyä asiakas- ja laskutustietoihin. Roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta on tehokas keino vähentää sisäisiä tietoturvariskejä.
Vanhentuneet ohjelmistot ovat yleinen sisäänkäynti haittaohjelmille. Päivitä laskutus- ja kirjanpitojärjestelmät säännöllisesti ja varmista, että myös käytetyt selaimet ja käyttöjärjestelmät ovat ajan tasalla.
Tietoturva on ennen kaikkea ihmisten toimintaa. Järjestä koulutuksia, joissa käydään läpi muun muassa:
Miten tunnistaa huijauslasku?
Miten käsitellä asiakkaan tietoja turvallisesti?
Mitä tehdä, jos epäilee tietovuotoa?
Tietoturva ei ole kertatoimenpide. Tee auditointeja, seuraa lokitietoja ja tarkista säännöllisesti, kuka on käsitellyt laskutustietoja ja milloin. Automatisoidut hälytykset voivat auttaa havaitsemaan poikkeavaa toimintaa ajoissa.
Uuvalla tietoturva ei ole vain yksittäinen toimenpide – se on olennainen osa palveluidemme rakennetta. Olipa kyse laskutuksesta, perinnästä tai rahoitusratkaisuista, asiakastietojen suojaaminen on ensisijainen prioriteetti. Kyse ei ole vain teknisistä ratkaisuista, vaan myös toimintatavoista, joilla varmistamme että niin omat, kuin asiakkaidemme tiedot ovat turvassa.
Pääsy järjestelmiin, työasemille ja jopa rakennukseen on tarkasti määritelty ja aktiivisesti valvottu. Kaksivaiheinen tunnistautuminen, salasanojen vahvuusvaatimukset kuin myös murtohälytysjärjestelmä ja kameravalvonta tekevät kaikki osansa kokonaisuuden tietoturvasta.
Tietoturva ei synny pelkistä järjestelmistä – se rakentuu arjen teoista. Tietoturvasta huolehtiminen kuuluu osaksi työrutiinejamme ja teemmekin varsin aktiivista tietoturvan kehittämistyötä. Tietoturva ja tietosuoja ovat olennainen osa perehdytystä ja työarkea, ja järjestämme säännöllisesti koulutuksia ajankohtaisista uhkista ja hyvistä käytännöistä.
Uuvalla on käytössä oma Digiturvamalli, työkalu, joka auttaa jäsentämään ja kehittämään tietoturvakäytäntöjä systemaattisesti. Näin varmistamme, että jokainen työntekijä tuntee vastuunsa, ymmärtää riskit ja toimii tilanteen vaatimalla tarkkuudella – myös kiireen keskellä.
Tietoturva ei ole vain IT-tiimin asia – se on koko organisaation yhteinen vastuu.
Olemme laatineet tietosuojalainsäädännön edellyttämän dokumentaation tukemaan
toimintaamme ja dokumentaatio on relevanteilta osin jalkautettu.
Teemme yhteistyötä vain sellaisten teknologiatoimittajien ja palveluntarjoajien kanssa, jotka ovat osoittaneet sitoutumisensa korkeisiin tietoturvastandardeihin. Kumppanuudet eivät perustu pelkkään luottamukseen, vaan tarkkaan arviointiin, dokumentoituun yhteistyöhön ja seurantaan.