Mitä viitenumero tarkoittaa ja miksi se on tärkeä?

Viitenumero on pieni mutta tärkeä yksityiskohta laskujen maksamisessa. Oikein käytettynä se varmistaa, että maksut kohdistuvat oikeisiin laskuihin ja säästävät kaikkien aikaa. Virheellisesti maksetut laskut aiheuttavat ylimääräistä työtä ja kustannuksia yrityksille sekä turhia muistutuksia maksajalle.

Suomessa lähetetään vuosittain yli 550 miljoonaa laskua. Näistä vain reilu prosentti maksetaan ilman viitenumeroa, mutta nämä poikkeukset aiheuttavat yli 10 prosenttia kaikista laskujen käsittelykustannuksista.

Käydäänpä siis seuraavaksi läpi, miksi viitenumero on niin tärkeä, mitä tapahtuu, kun se puuttuu, ja miten välttyä turhilta ongelmilta laskujen maksussa!

Miksi viitenumero on tärkeä?

Uuvan toimitusjohtaja Sami Alapuro kiteyttää asian ytimekkäästi:

"Viitenumero on laskun yksilöivä tunniste. Jos maksu tehdään ilman viitettä, se ei kohdistu järjestelmässä oikein, vaikka summa olisi oikea. Monilla yrityksillä voi olla useita samannumeroisia laskuja eri asiakkaille yhtä aikaa, joten ilman viitettä maksun kohdistaminen on käytännössä mahdotonta."

Viitenumeroa voikin ajatella ikään kuin GPS-koordinaattina, joka ohjaaa rahat oikeaan paikkaan. Pelkkä laskun numero, maksajan nimi tai viestikentän tiedot eivät yleensä riitä maksun automaattiseen kohdistamiseen.

Mitä tapahtuu, kun viitenumero puuttuu?

Jos maksaa laskun ilman viitenumeroa, tapahtuu seuraavaa:

1. Maksu saapuu tilille, mutta ei kohdistu automaattisesti oikeaan laskuun
2. Laskutusjärjestelmä ei tunnista maksua suoritetuksi
3. Maksu vaatii manuaalista käsittelyä, mikä vie aikaa ja aiheuttaa kustannuksia
4. Laskun maksaja voi saada maksumuistutuksen, vaikka olisikin maksanut laskun

💡 Huomaa: Pankki veloittaa laskuttajalta viitteettömän suorituksen tilille saapumisesta enemmän kuin viitteellisestä.

Vinkit oikeaan laskun maksamiseen

Näillä yksinkertaisilla ohjeilla varmistat, että maksusi kohdistuu oikein:

1. Käytä aina laskussa ilmoitettua viitenumeroa
2. Tarkista, että syötät viitenumeron kokonaan ja oikein
3. Älä kirjoita mitään viestikentän puolelle, jos käytät viitenumeroa
4. Varmista, että maksettava summa on täsmälleen oikea

"Tämä on pieni asia, jolla on iso vaikutus. Sen avulla on mahdollista välttää huomattava osa ikävistä seurauksista, mitä maksun käsittelyn häiriöt voivat aiheuttaa," Alapuro painottaa.

Mitä hyötyä viitteen oikeasta käytöstä on?

Viitenumeron käyttäminen tuo etuja kaikille osapuolille:

• Maksut kohdistuvat automaattisesti oikeaan laskuun
• Vältyt turhilta maksumuistutuksilta
• Säästät laskuttajan aikaa ja kustannuksia
• Parannat yritysten kassavirtaa ja maksuvalmiutta

💡 Lue myös: Mitä maksuehto tarkoittaa?

Miten yritys voi tehostaa laskutustaan?

Yrityksille Uuva tarjoaa kokonaisvaltaisia laskutuspalveluja, jotka varmistavat sujuvan maksuliikenteen.

"Maksujen käsittely ja siihen liittyvä asiakaspalvelu on mahdollista jättää ammattilaisten hoidettavaksi. Ulkopuolinen apu laskutuksessa voi olla tehokas tapa vähentää viitteettömistä maksuista aiheutuvia kustannuksia ja varmistaa maksujen asianmukainen käsittely," Alapuro kertoo.

Tarvitsetko apua laskutusprosessin tehostamisessa? Ota yhteyttä, niin kartoitetaan yhdessä, miten voimme auttaa yrityksesi laskutusta toimimaan sujuvammin ja kustannustehokkaammin!