Maksuehto on käytännössä sopimus siitä, milloin lasku täytyy maksaa. Maksuehdot eivät ole pelkkää byrokratiaa, vaan ne pitävät yritysten talouden pyörimässä. Joustavat ja selkeät ehdot auttavat sekä ostajia että myyjiä suunnittelemaan omaa kassavirtaansa ja välttämään ikäviä yllätyksiä.
Käydäänpä siis seuraavaksi läpi, mitä käsite "maksuehto" tarkoittaa, mikä sen merkitys yrityksille on ja miten varmistaa, että sitä myös noudatetaan.
Kun laskussa mainitaan esimerkiksi maksuehto ”30 päivää netto”, se tarkoittaa, että lasku on maksettava 30 päivän kuluessa laskun päiväyksestä. Esimerkiksi, jos lasku on päivätty 1. tammikuuta, sen viimeinen maksupäivä on 31. tammikuuta. Tämä maksuehto on yleinen niin yritysten välisessä kaupankäynnissä kuin kuluttajille suunnatuissa palveluissa.
Entä mitäpä tarkoittaa sana "netto" maksuehdon yhteydessä? Maksuehdoissa käytetty sana "netto" viittaa siihen, että maksuaika lasketaan laskun päiväyksestä ilman muita vähennyksiä tai ehtoja. Esimerkiksi "30 päivää netto" tarkoittaa, että lasku on maksettava kokonaisuudessaan 30 päivän kuluessa laskun päiväyksestä, ilman erillisiä maksualennuksia tai muita ehtoja.
Netto ja brutto kulkevat usein käsi kädessä, joten onko olemassa käsitettä "maksuehto 30 päivää brutto" ? Vastaus on että ei, bruttoa ei käytetä maksuehdoissa. Maksuehdoissa ei ole tarvetta tehdä eroa "netto" ja "brutto" välillä, koska "netto" tässä yhteydessä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että maksu suoritetaan täysimääräisenä määräajan sisällä ilman muita ehtoja.
Maksuehdot voivat vaikuttaa yrityksen toimintaan yllättävän paljon. Esimerkiksi, jos rakennusalan yritys ostaa materiaaleja ja saa niistä laskun 60 päivän maksuajalla, se voi suunnitella maksunsa sen mukaan, milloin se saa rahaa asiakkailtaan. Toisaalta, jos pienyritys myy palveluitaan suuryritykselle maksuehdolla "90 päivää netto" ja sen on odotettava 90 päivää maksua, voi se joutua rahoittamaan toimintaansa lainarahalla tai tinkimään muista menoistaan. Lyhyemmät maksuehdot, kuten ”14 päivää netto”, nopeuttavat maksujen saamista, mutta eivät aina ole mahdollisia markkinoiden kilpailutilanteen vuoksi.
Maksuehdot ovat myös osa yrityksen asiakassuhteiden hoitoa. Selkeästi määritellyt maksuehdot vähentävät myös epäselvyyksiä ja ristiriitoja asiakassuhteissa. Jos maksuehdot on sovittu kirjallisesti ja kommunikoitu selkeästi, molemmat osapuolet tietävät, milloin lasku on maksettava ja mitä tapahtuu, jos maksu viivästyy. Monesti yritykset voivat myös tarjota asiakkailleen kannustimia, kuten alennuksia, jos lasku maksetaan ennen eräpäivää.
💡Lue myös: Kuinka valita oikea maksuehto yritykselle
Maksuehdon noudattaminen alkaa selkeästä ja läpinäkyvästä viestinnästä. Laskussa maksuehdot kannattaa esittää selkeästi näkyvällä paikalla ja ilmoittaa ne jo ennen kaupantekoa. Tämä auttaa asiakasta hahmottamaan maksuvelvoitteensa ajoissa. Jos eräpäivä ylitetään eikä maksuehtoa ole siltä osin noudatettu, on seuraavaksi paras vaihtoehto saada rahat mahdollisimman pian eräpäivän ylittämisen jälkeen. Koska hei, inhimillisiä virheitä sattuu jatkuvasti! Kukapa meistä ei olisi yksinkertaisesti unohtanut maksaa laskua eräpäivään mennessä.
1. Käytä automatisoituja muistutuksia. Mikäli eräpäivä on ylitetty, lähetä asiakkaille automaattisia maksumuistutuksia.
2. Pidä yhteyttä asiakkaisiin Jos asiakas viivästyy maksussa, ystävällinen ja asiallinen yhteydenotto voi auttaa ratkaisemaan tilanteen nopeasti. Esimerkiksi puhelinsoitto tai sähköpostiviesti voi selkeyttää tilannetta ja mahdollistaa maksusuunnitelman sopimisen tarvittaessa.
3. Tarjoa maksujoustoa Jos asiakas kokee maksuvaikeuksia, joustavat maksuehdot, kuten osamaksu, voivat varmistaa, että saat maksun ilman perintään siirtymistä.
4. Seuraa maksukäyttäytymistä Seuraamalla asiakkaidesi maksutottumuksia voit tunnistaa mahdolliset riskit ajoissa. Jos pitkäaikainen asiakas alkaa säännöllisesti viivästyttää maksujaan, voi olla syytä tarkastella yhteistyön ehtoja uudelleen.
5. Ole johdonmukainen perintätoimenpiteissä Jos laskua ei makseta sovitussa ajassa, kannattaa toimia nopeasti. Ensimmäinen askel on muistutus, ja tarvittaessa voidaan edetä perintään, jotta yrityksesi kassavirta ei kärsi liikaa.
Kun nämä käytännöt ovat osa yrityksesi toimintaa, maksuehtojen noudattaminen helpottuu ja taloudellinen vakaus paranee. Ennakoimalla ja pitämällä hyvää asiakasyhteyttä voit minimoida riskit ja varmistaa, että maksut saadaan ajallaan.
Kun laskua ei makseta sovittuun eräpäivään mennessä, käynnistyy ns. vapaaehtoinen perintä. Vapaaehtoisen perinnän prosessi käynnistyy maksumuistutuksella. Maksumuistutuksen tarkoituksena on selvittää tilanne ja saada asiakas maksamaan lasku mahdollisimman nopeasti. Laskun eräpäivästä lukien yritys voi periä viivästyskorkoa, joka määritellään Suomen korkolain mukaisesti, ellei muuta ole sovittu
💡Lue myös: Mitä tarkoittaa vapaaehtoinen perintä?
Laskun elinkaaren hallinta on keskeistä näissä tilanteissa. Hyvin organisoitu laskutusprosessi, kuten muistutusten automatisointi ja viivästysten seuranta, auttaa varmistamaan sujuvan kassavirran. Jos tilanne etenee perintään, vastuullinen ja asiakaslähtöinen toimintatapa säilyttää hyvät asiakassuhteet ja turvaa samalla yrityksen talouden.
💡 Lue myös: Näin perintä etenee
Olisiko nykyisessä laskutusprosessissasi viilattavaa? Tuntuuko, että maksatte liikaa tai kaikki ei mene niin jouhevasti kuin toivoisit? Autamme kaiken kokoisia yrityksiä saamaanlaskutusprosessin kuntoon laskun koko elinkaaren ajalta - laskun lähetyksestä perintään.