Monelle yritykselle laskutus saattaa olla kuivakka paperisota, joka nyt vain kuuluu liiketoiminnan pakolliseen puoleen. Mutta täytyykö asian välttämättä olla näin? Voisiko laskutus olla jotakin muuta; suhteen luomista asiakkaaseen ja yrityksen mahdollisuus erottautua positiivisesti massasta? Usein ei ehkä tule ajatelleeksi, että laskutusprosessi ja asiakassuhteet ovat kietoutuneet tiukasti yhteen.
Enemmän kun vain lasku
Lasku on yksi monista kosketuspisteistä, joita yritykselläsi on asiakkaaseen. Kun laskutus hoidetaan oikein, voi se olla tehokas väline yrityskuvasi pohjustamisessa ja asiakassuhteiden edistämisessä. Toisaalta, jos laskutus hoidetaan huonosti, voi se heikentää asiakassuhdetta ja jopa johtaa asiakkaan menetykseen.
Asiakkaiden odotukset ovat korkealla, ei vain tuotteiden ja palvelujen, vaan myös koko asiakaskokemuksen suhteen. Laskutus on iso osa asiakaskokemusta. Sujuva laskutusprosessi ei ole myyntivaltti, vaan asiakkaan lähtökohtainen oletus. Mikäli prosessiin tulee asiakaskokemusta heikentäviä ryppyjä, on se asiakkaan mielessä todella pitkä miinus yritykselle. Kukaan ei halua käyttää aikaansa selvittelemällä laskutusta koskevia virheitä.
Asiakkaan on pystyttävä ymmärtämään lasku helposti. Liian monimutkainen tai sekava lasku voi aiheuttaa hämmennystä ja turhautumista. Huono kokemus jää mieleen kuin purkka tukkaan, etenkin kun on rahasta kyse.
Voiko laskussa olla persoonaa?
Jep, persoonaa. Ei ehkä ensimmäinen asia, mikä laskusta tulee mieleen. Laskun ei tarvitse olla pelkästään kylmä paperi, jossa on numeroita. Se on osa yrityksesi viestintää ja se voi kuvastaa yrityksesi persoonaa – oli se sitten luotettava, tehokas, ystävällinen, asiantunteva tai jokin muu. Yrityksen persoonan tulisi näkyä kaikessa, mitä teet, myös laskutuksessa.
Hyödynnä yrityksesi brändi-ilmettä, fonttia, logoa ja värimaailmaa. Kunhan laissa säädetyt muotomääräykset täyttyvät, muoto on muilta osin vapaa. Laskun muotomääräykset on säädetty 209 e ja 209 f §:issä.
Ota teknologia apuun
Nykytekniikka tarjoaa laskutuksen käsittelyyn tehokkaita ja helppokäyttöisiä ratkaisuja, jotka mahdollistavat sujuvan prosessin ja vähentävät ihmisten tekemiä virheitä. Laskujen lähettäminen ja seuraaminen sähköisesti tehostavat prosessia ja auttavat välttämään viivästykset ja väärinkäsitykset.
Laskutusprosessi voi siis olla mahdollisuus parantaa asiakaskokemusta, ja olla ratkaiseva tekijä vahvistaessa yrityksesi asemaa asiakkaan mielessä, kun he miettivät, haluavatko tehdä yrityksesi kanssa jatkossakin kauppaa.
Laskutus ei ole pelkästään välttämätön paha, vaan myös mahdollisuus. Ottakaa siis laskunne ja laskutusprosessinne tarkasteluun ja pohtikaa, kuinka voisitte hyödyntää sitä paremmin asiakassuhteidenne rakentamiseen.