Yksi sähköisen laskutuksen tärkeimmistä eduista on sen kyky parantaa turvallisuutta ja vähentää riskejä verrattuna perinteisiin, paperisiin laskutustapoihin. Tietoturva on erityisen merkittävä seikka, kun otetaan huomioon yrityksiltä edellytettävät tietosuojavaatimukset, kuten EU:n yleinen tietosuoja-asetus eli GDPR. Tässä artikkelissa käsittelemme, miten sähköinen laskutus parantaa turvallisuutta ja mitä yrityksen tulee huomioida tietosuojan ja säädösten näkökulmasta.
Vähemmän ihmiskontakteja – vähemmän tietoturvariskejä
Sähköisen laskutuksen avulla laskut lähetetään suoraan laskutusjärjestelmästä vastaanottajan järjestelmään ilman paperisten laskujen lähettämistä, skannausta tai manuaalista käsittelyä. Tämä vähentää merkittävästi ihmiskontakteja ja siten myös riskiä, että tietoja päätyisi vääriin käsiin. Manuaalinen käsittely, kuten laskujen skannaus tai kopiointi, tuo aina mukanaan mahdollisuuden tietovuotoihin ja inhimillisiin virheisiin. Sähköisessä laskutuksessa tiedot ovat suojattuna salattujen tiedonsiirtojen avulla, mikä suojaa laskutustietoja koko prosessin ajan.
Salattu tiedonsiirto ja suojatut järjestelmät
Sähköisen laskutuksen järjestelmät käyttävät tiedonsiirrossa salausprotokollia, jotka estävät ulkopuolisia pääsemästä käsiksi laskutustietoihin. Salattu tiedonsiirto on olennainen osa sähköistä laskutusta, sillä se varmistaa, että vain lähettäjä ja vastaanottaja voivat nähdä tiedot. Lisäksi sähköisten laskutusten järjestelmät ovat suojattuja monitasoisin tietoturvatoimin, kuten palomuureilla, pääsynhallinnalla ja monivaiheisilla tunnistautumisjärjestelmillä. Nämä tekniset ratkaisut tekevät sähköisestä laskutuksesta turvallisemman kuin perinteiset laskutustavat, joissa tietoja saatetaan joutua käsittelemään avoimissa sähköpostiviesteissä tai fyysisissä postilähetyksissä.
GDPR mukainen tietosuoja – tarkka kontrolli henkilötiedoista
GDPR, eli EU:n yleinen tietosuoja-asetus, velvoittaa yrityksiä käsittelemään henkilötietoja erittäin tarkasti ja huolellisesti. Koska laskut sisältävät usein asiakkaiden henkilötietoja, kuten nimiä, osoitteita ja maksutietoja, niiden käsittelyssä on noudatettava tarkkoja tietosuojakäytäntöjä. Sähköisessä laskutuksessa GDPR mukainen tietosuoja on helpompi saavuttaa, koska tietojen käsittely on hallitumpaa ja automaattisempaa. Esimerkiksi seuraavat käytännöt ovat GDPR mukaisia:
- Minimointi: Vain välttämättömät tiedot käsitellään, mikä vähentää riskiä, että arkaluonteisia tietoja päätyy vääriin paikkoihin.
- Läpinäkyvyys: Sähköisessä laskutuksessa yritys voi jäljittää, kuka on päässyt käsiksi laskutustietoihin ja milloin, mikä lisää läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa tietojen hallinnan.
- Oikeus poistaa tiedot: GDPR:n mukaan asiakkailla on oikeus vaatia tietojensa poistamista, ja sähköisessä järjestelmässä tietojen poistaminen on usein helpompaa ja varmemmin hallittua kuin paperisten laskujen kanssa.
Automaattinen tiedonhallinta ja valvonta
Sähköiset laskutusjärjestelmät sisältävät usein valvontatyökaluja, jotka seuraavat laskutustietojen käsittelyä ja niiden käyttöä. Tämä automaattinen tiedonhallinta mahdollistaa laskutustapahtumien lokitiedot, joiden avulla voidaan tarvittaessa selvittää, kuka on käsitellyt laskutustietoja ja milloin. Valvontatyökalut tarjoavat yrityksille mahdollisuuden havaita poikkeavat tapahtumat ja reagoida nopeasti, jos epäilyksiä tietomurroista tai tietovuodoista ilmenee.
Automaattinen tiedonhallinta tukee myös GDPR-vaatimuksia, sillä sen avulla yritys voi helposti seurata, missä tietoja säilytetään, ja poistaa tiedot käyttäjän pyynnöstä. Tällainen seuranta ei ole käytännössä mahdollista paperisten laskujen kohdalla, joissa tiedot voivat helposti päätyä väärään paikkaan.
Parantunut dokumentaatio ja auditointimahdollisuus
Sähköisessä laskutuksessa kaikki tapahtumat tallentuvat digitaalisiin järjestelmiin, mikä mahdollistaa paremman dokumentaation ja auditointimahdollisuudet. Jos esimerkiksi tietosuojaloukkauksia ilmenee, yrityksellä on helppo pääsy laskutustapahtumiin, lokitietoihin ja muihin asiakirjoihin, joiden avulla voidaan jäljittää ja analysoida tapahtumia tarkasti. Dokumentaatio mahdollistaa nopean ja täsmällisen reagoinnin mahdollisiin tietoturvapoikkeamiin ja on arvokas työkalu tietosuojaviranomaisten kanssa asioidessa.
Yhteenveto: Sähköinen laskutus tarjoaa turvallisuutta ja mielenrauhaa
Sähköinen laskutus on paitsi tehokas myös erittäin turvallinen tapa hoitaa laskutusta nykyaikaisessa liiketoiminnassa. Tietojen salaaminen, GDPR mukainen käsittely, automatisoitu tiedonhallinta ja seuranta tekevät sähköisestä laskutuksesta selkeästi turvallisemman vaihtoehdon kuin perinteiset laskutustavat. Lisäksi sähköinen laskutus auttaa yrityksiä täyttämään tietosuojavaatimukset, suojaamaan asiakastietoja ja hallitsemaan laskutusta läpinäkyvästi.
Sähköinen laskutus tuo merkittävää lisäarvoa yrityksille, jotka haluavat tehostaa laskutustaan ilman huolta tietoturvariskeistä. Kun kaikki laskutustiedot ovat turvallisesti digitaalisessa muodossa, yritys voi keskittyä kasvuun ja liiketoiminnan kehittämiseen.
👉 Lue myös: Pienyrittäjän opas sähköiseen laskutukseen
👉 Lue myös: Verkkolaskutus- avain kaikkien asiakasmarkkinoiden tavoittamiseen