Suomessa laki edellyttää, että kaikilla yrityksillä koosta riippumatta on kirjanpito. Tämä tarkoittaa, että sinun tulee pitää kirjaa kaikista yrityksen tuloista ja menoista. Toiminimiyrittäjiltä ei vaadita tilinpäätöstä mikäli toiminta on pienimuotoista ( liikevaihto alle 700 000 euroa tai taseen loppusumma alle 350 000 euroa), mutta tilinpäätös on pakollinen mikäli yritysmuoto on osakeyhtiö.
Laitetaan faktat tiskiin heti alkuun; kirjanpidon laiminlyönti johtaa paitsi mahdollisiin sakkoihin ja oikeustoimiin, myös yritystoiminnan jatkon vaarantumiseen. Muistathan, että hyvin hoidettu kirjanpito ei ole vain pakollinen paha, vaan arvokas työkalu, joka auttaa sinua viemään yrityksesi seuraavalle tasolle.
Kirjanpito tarjoaa tarkan kuvan yrityksesi taloudellisesta tilanteesta. Voit seurata tuloja, kuluja, voittoja ja tappioita reaaliajassa. Oikein hoidettu kirjanpito varmistaa myös, että maksat oikean määrän veroja. Veroilmoitusten tekeminen ja arvonlisäverojen maksaminen sujuvat vaivattomammin, kun kirjanpito on ajan tasalla. Kirjanpidon avulla varmistat myös, että hyödynnät kaikki mahdolliset verovähennykset, mikä voi tuoda säästöjä.
➡️ Lue myös: Toiminimi vai osakeyhtiö - näin valitset oikean yritysmuodon
Aloittavan yrittäjän kannattaa hoitaa kirjanpito huolellisesti ja suunnitellusti alusta asti varmistaakseen yrityksen talouden hallinnan ja lainmukaisuuden. Ensimmäinen askel on päättää, hoidatko kirjanpidon itse vai ulkoistatko sen ammattilaiselle. Jos päätät tehdä sen itse, voit käyttää excel-pohjaa tai hyödyntää kirjanpito-ohjelmistoja, jotka yksinkertaistavat prosessia ja auttavat pitämään taloushallinnon järjestelmällisenä. Kirjanpidon hoitamista itse käymme läpi vielä tuonnempana.
Opiskele kirjanpidon perusteet ja verotukseen liittyvät säännöt, jotta ymmärrät, mitä tietoja sinun tulee kerätä ja raportoida. Pidä tarkka ja ajantasainen kirjanpito kaikista liiketoiminnan tuloista, menoista ja kuitista, ja varmista, että säilytät kaikki tarvittavat dokumentit asianmukaisesti. Jos kirjanpidon tekeminen itse tuntuu liian haastavalta tai aikaa vievältä, harkitse kirjanpitäjän tai tilitoimiston palkkaamista.
Ammattilaisen apu tuo mielenrauhaa ja varmistaa, että kirjanpito on tarkkaa ja lainmukaista, jolloin voit keskittyä yrityksesi liiketoiminnan kehittämiseen. Säännöllisen kirjanpidon avulla voit seurata yrityksesi taloudellista tilannetta reaaliajassa, mikä helpottaa päätöksentekoa ja suunnittelua.
Kirjanpitokäytännöissä on kaksi päätyyppiä: yhdenkertainen ja kahdenkertainen kirjanpito. Yhdenkertainen kirjanpito on nimensä mukaisesti suoraviivaisempi ja sopii erityisesti, toiminimiyrittäjälle ja sivutoimisille yrittäjille, pienimuotoiselle liiketoiminnalle. Siinä kirjataan ainoastaan tulot ja menot, jolloin kirjanpitoa ei tarvitse jakaa erillisiin tileihin.
Kahdenkertainen kirjanpito on sen sijaan monimutkaisempi, mutta myös tarkempi ja kattavampi. Kahdenkertaista kirjanpitoa on pidettävä, jos kaksi kolmesta seuraavista kriteereistä toteutuu:
Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen liiketapahtuma kirjataan kahdesti: kerran debet-puolelle ja kerran kredit-puolelle. Toisin sanoen, kahdenkertaisessa kirjanpidossa liiketapahtuman kohdalle merkitään sekä rahan käyttö että rahan lähde, jolloin saadaan täydellinen kuva yrityksen varoista, veloista, tuloista ja menoista. Kahdenkertainen kirjanpito tarjoaa paremman kontrollin ja seurantamahdollisuudet, mikä helpottaa muun muassa tilinpäätöksen laatimista ja taloudellisten ongelmien varhaista havaitsemista.
Aloittavan yrittäjän on hyvä pohtia omaa liiketoiminnan laajuutta ja tarpeita valitessaan näiden kahden kirjanpitomenetelmän välillä.
Periatteessa voi, mutta käytännössä – harkitse tarkkaan. Kirjanpito pienelle yritykselle on edullisimmillaan n. 50-60 euroa kuukaudessa, tavallisin veloitus on 100-200 euroa/kk. Kirjanpitäjistä kannattaa kysyä suosituksia esimerkiksi muilta yrittäjiltä tai pyytää tarjouksia vaikkapa Revigo-palvelusta.
Mikäli tilitapahtumia on todella vähän ja yritystoiminta toiminimellä satunnaista, voi yhdenkertaista kirjanpitoa kuitenkin ylläpitää itse. Perinteinen tapa on tehdä se excelissä. Yhdenkertaisen kirjanpitopohjan Exceliin löydät esimerkiksi täältä. Itse tekeminen on luonnollisesti kustannustehokkain tapa päästä alkuun, jos liiketoiminnan kasvusta ei ole heti takeita.
Kahdenkertainen kirjanpito kannattaa ulkoistaa kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle, mikäli et ole osaava kirjanpitäjä itse. Excelissä sen pyörittäminen itse on työlästä ja vaikeaa, lisäksi vaatimukset täyttävän Excel-tiedoston rakentaminen on oma hommansa.
Kirjanpidon ohella laskutus on toinen kriittinen tekijä yritystä perustettaessa. Mikäli sinulla on käytössäsi toiminimi, ei laskuttaminen käytännössä eroa muista yritysmuodoista. Aina kun asiakkaat käyttävät palveluitasi tai ostavat tuotteitasi, laskutat heitä.
➡️Lue lisää: Näin laskutat toiminimellä
Laskujakin voi periaatteessa lähettää itse, mutta mikäli laskutettavaa on paria satunnaista laskua per vuosi enemmän, kannattaa käyttöön ehdottomasti ottaa laskutuspalvelu.
Uuva Cloud on markkinoiden edullisin ja helppokäyttöinen laskutuspalvelu ( hinta alk. 7,50€/kk), joka sopii erityisesti toiminimiyrittäjälle. Syötät vain laskun perusteet valmiiseen laskupohjaan ja Uuva Cloud huolehtii saatavistasi siitä eteenpäin, ilman että sinun tarvitsee tehdä mitään. Mikäli maksua ei eräpäivään mennessä näy eikä kuulu, siirtyvät laskusi maksuvalvonnan kautta automaattisesti perintään. Laskut myös arkistoituvat kätevästi yhteen paikkaan
Uuva Cloud-palvelun kautta voit tulostaa laskun itse tai lähettää laskun paperi-, sähköposti- tai verkkolaskuna. Jos lähetät laskuja yrityksille, sinulla tulisi olla valmiudet verkkolaskujen lähettämiseen ja tämän varmistat ottamalla käyttöösi oikean laskutuspalvelun.
➡️ Lue myös: Mitä verkkolaskutus tarkoittaa?