Tasaisesti soljuva kassavirta on yritystoiminnan elinehto; se mahdollistaa niin liiketoiminnan pyörittämisen kuin laajentamisenkin. Virheet laskutuksessa laittavat kiviä bisnesrattaisiin sekä vähentävät asiakastyytyväisyyttä ja -luottamusta, joten laskutusvirheiden määrää kannattaa minimoida kaikin tavoin.
Hyvin toimiva laskutusjärjestelmä onkin olennainen osa yrityksen taloushallintoa ja kassavirran ylläpitämistä. Mahdollisimman pitkälle automatisoitu laskutusprosessi mahdollistaa yritystoiminnan menestyksen ja pitkäikäisyyden.
Mitkä siis ovat yleisimpiä laskutusvirheitä ja miten niiltä voi välttyä? Lue vinkkimme alta!
Yleisimmät virheet laskutuksessa
- Virheelliset tai puuttuvat tiedot laskulla. Yleisin virhe laskutuksessa on virheellinen tai puuttuva tieto laskussa, kuten laskutusosoite, y-tunnus, viitenumero tai veron määrä. Tämä voi johtaa siihen, että lasku palautuu tai asiakkaan maksu viivästyy.
👉 Näin vältät virheen: Tarkista huolellisesti, että kaikki tarvittavat tiedot ovat laskussa oikein ja täydelliset ennen niiden lähettämistä. Laskutusohjelman tai -palvelun käyttäminen helpottaa tätä, sillä ne usein varoittavat puuttuvista tiedoista tai tarkistavat tietojen oikeellisuuden automaattisesti.
- Laskun myöhäinen lähettäminen. Myöhäinen laskun lähetys aiheuttaa niinikään myöhäisiä maksuja ja kassavirtaongelmia yrityksellesi. Tämä vaikuttaa myös asiakastyytyväisyyteen; mikäli laskun saa vasta pitkästi tuotteen/palvelun oston jälkeen, ei se ainakaan riemunkiljahduksia aiheuta. Tällöin laskuun suhtaudutaan odottamattomana kulueränä, kun alkuperäisen ostotapahtuman on ehtinyt jo autuaasti unohtaa.
👉 Näin vältät virheen: Laadi ja lähetä laskut säännöllisesti, mahdollisimman pian palvelun tai tuotteen toimittamisen jälkeen. Laskutusprosessin automatisointi auttaa tässä ja säästää myös aikaa.
- Väärä laskutusjakso tai -käytäntö. Eri yrityksillä on erilaiset laskutuskäytännöt ja -jaksot. Laskuttaessasi väärin tai sopimattomalla jaksolla voi aiheuttaa hämmennystä ja viivästyttää maksuja. *
👉 Näin vältät virheen: Sovi etukäteen asiakkaiden kanssa laskutusjaksoista ja -käytännöistä sekä varmista, että noudatat niitä. Jos tarpeen, neuvottele asiakkaan kanssa mahdollisista muutoksista laskutuskäytäntöihin.
- Huonosti jäsennelty tai sekava lasku. Sekava lasku voi aiheuttaa epäselvyyksiä ja viivästyttää maksuja, varsinkin suuremmilla asiakkailla, joilla on monimutkaisempi taloushallinto.
👉 Näin vältät virheen: Käytä selkeää ja johdonmukaista laskupohjaa, joka esittää tiedot havainnollisesti. Selitä lyhyesti ja ymmärrettävästi laskutettavat tuotteet tai palvelut ja niiden hinnat.
- Heikko seuranta ja maksujen valvonta. Laskujen seuranta ja maksujen valvonta ovat tärkeitä yrityksen rahavirran hallinnan kannalta. Heikko seuranta voi johtaa rahavirtaongelmiin ja viivästyttää perintätoimenpiteitä.
👉Näin vältät virheen: Käytä järjestelmää tai palvelua, joka mahdollistaa laskujen seurannan ja auttaa tunnistamaan myöhäiset maksut ajoissa. Ole yhteydessä asiakkaaseen mahdollisimman pian, mikäli lasku viivästyy, ja toimi tarvittaessa sovitun perintäprosessin mukaisesti.
Nämä viisi vinkkiä auttavat sinua välttämään yleisimmät laskutusvirheet ja parantamaan yrityksesi taloushallinnon tehokkuutta. Säännöllinen laskutus, hyvin suunniteltu laskupohja ja asianmukainen seuranta ovat avainasemassa tämän prosessin kehittämisessä.
Mahdollisimman pitkälle automatisoitu laskutusprosessi mahdollistaa yritystoiminnan menestyksen ja pitkäikäisyyden!