Näin laskutat toiminimellä - helposti ja ammattimaisesti

Laskuttaminen on yritystoiminnan kannalta kriittisin toiminto, mutta samalla se voi myös aiheuttaa aloittelevalle yrittäjälle harmaita hiuksia. Pahin virhe on jättää laskut roikkumaan, jolloin kassaan ei tule pennin jeniä, mutta kulut kyllä juoksevat. Miten siis hoitaa laskutus mahdollisimman helposti ja tehokkaasti, jotta se mahdollistaa yrityksesi kannattavuuden? 

Mikäli sinulla on käytössäsi toiminimi, ei laskuttaminen käytännössä eroa muista yritysmuodoista. Aina kun asiakkaat käyttävät palveluitasi tai ostavat tuotteitasi, laskutat heitä. Laskutus kannattaa hoitaa välittömästi, jotta sinulle kuuluvat saatavat eivät jää roikkumaan eikä niiden maksu vaarannu. Ennen kuin laskutat asiakastasi, sovi maksuehto ja laskun päivämäärä.

Näin laskutat toiminimellä ammattimaisesti - 5 vinkkiä

1. Valitse tarpeitasi vastaava laskutusohjelma. Nykyään on tarjolla erinomaisesti pienyrittäjälle sopivia, ammattimaisia laskutusohjelmia. Hyvä laskutusohjelma säästää aikaa ja vähentää virheiden riskiä. Toki myös hinnoittelun tulee olla pienyrittäjän kukkarolle sopiva.

Hyvä laskutusohjelma:

• Toimii mm. pienimuotoisena CRM:nä
• Pitää laskusi tallessa
• Vaatii minimaalisen määrän manuaalista työtä
• Mahdollistaa verkkolaskujen lähetyksen.
• Tarjoaa selkeät laskupohjat, joissa löytyvät kaikki lain vaatimat tiedot ajantasaisena
• Valvoo laskujen maksuja ja lähettää tarvittaessa maksumuistutuksia automaattisesti
• Tarjoaa raportointityökalut, jotka helpottavat kirjanpitoa ja verotusta
  
  

Uuva Cloud on erityisesti pien-sekä toiminimiyrittäjien tarpeisiin suunniteltu, kaiken kattava laskutusohjelma. Uuva Cloudin avulla lähetät laskut asiakkaan toivomalla tavalla, aina ajantasaisin tiedoin. Uuva Cloud myös varmistaa automaattisen maksuvalvonnan avulla,  että saat sinulle kuuluvat rahat. Hinnoittelu on markkinoiden edullisin, alkaen 7,50 €/kk.

Markkinoilla on useita täysin ilmaisina markkinoitavia laskutusohjelmia, mutta käy tännössä jos laskutettavaa on enemmän kuin yksi, kaksi laskua vuodessa tulee näissä rajoitukset vastaan ja vähintään laskujen lähetys maksaa. Pienyrittäjien tukeminen on aina kannatettavaa, mutta huomioithan, että mikäli laskutusohjelman palveluntarjoaja lopettaa toimintansa voit menettää itsellesi tärkeitä tietoja. 

2. Ajoita laskujen lähettäminen järkevästi. Laskujen lähettäminen heti projektin päätyttyä tai kuukausittain säännöllisesti auttaa varmistamaan kassavirran tasaisuuden. 

➡️Lue myös: Milloin on paras aika lähettää lasku?

3. Hyödynnä sähköisiä laskuja. Oletko varma että yrityksesi voi myydä palveluitaan kaikille, jotka haluaisivat niitä ostaa?  Monet yritykset ja julkishallinnon toimijat vaativat nykyään sähköisiä laskuja. Sähköinen laskutus säästää aikaa ja rahaa. Valitse laskutusohjelma, jonka avulla voit lähettää verkkolaskuja.

4. Seuraa kassavirtaa ja perintää. On tärkeää olla kartalla lähetetyistä laskuista ja vastaanotetuista maksuista. Seuraa, milloin laskut erääntyvät ja varmista, että saat saatavasi ajallaan. Paras ratkaisu tähänkin on laskutusohjelma, joka hoitaa koko maksuvalvontaprosessin automaattisesti, säästäen yrittäjältä huolehtimisen vaivan.

Jos asiakas ei maksa laskua eräpäivään mennessä, lähetä maksumuistutus. Mikäli tämäkään ei tuota haluttua tulosta, käytä perintäpalveluja.

5. Kommunikoi Asiakkaiden Kanssa
Avoin ja rehellinen viestintä asiakkaiden kanssa on avain onnistuneeseen laskutukseen. Varmista, että asiakkaat ymmärtävät laskutuksen ehdot ja että kaikki laskun yksityiskohdat ovat selvät. Näin voit välttää mahdolliset epäselvyydet ja kitkat.

➡️  Lue myös: Toiminimiyrittäjän kirjanpito - voiko sen tehdä itse?

Arvonlisävero laskutuksessa

Laskuttamisessa tärkeää on tietää, onko laskuttamassa hintaa, joka sisältää arvonlisäveron vai hintaa, jonka päälle lisätään arvonlisävero. Lähtökohtaisesti kuluttaja-asiakkaille esitetyt hinnat sisältävät aina arvonlisäveron, kun taas yrityksille hinnat ilmoitetaan hinta plus arvonlisävero -muotoisina. Yrityksiä laskuttaessa arvonlisävero todellakin kannattaa muistaa laskuttaa, sillä muuten joudut vähentämään sen sinulle käteen jäävästä osuudesta!

Mitä eri laskutyyppejä on valittavana?

Eri laskutyyppejä ovat paperilasku, verkkolasku ja sähköpostilasku.

Paperilasku on se perinteinen, postiluukkuun kolahtava versio, ollen samalla myös hitain ja kallein vaihtoehto.

Sähköpostilasku lähetetään nimensä mukaisesti sähköpostitse ja lähetyksen voi tehdä joko itse tai laskutusohjelman kautta. Sähköpostilaskun huono puoli on, että ne hautautuvat helposti kaiken muun sähköpostin joukkoon.

Verkkolasku on nykyaikaisin ja toimitusvarmin tapa laskuttaa ja moni yritys ilmoittaakin ottavansa vastaan pelkkiä verkkolaskuja. Verkkolasku toimitetaan suoraan vastaanottajan verkkopankkiin tai taloushallinto-ohjelmistoon, mistä sen voi helposti maksaa.

➡️ Lue lisää verkkolaskuttamisesta ja sen hyödyistä!

Mitä tietoja laskusta tulee löytyä?

Laskusta on hyvä löytyä seuraavat tiedot:

• Laskun numero ja päiväys
• Eräpäivä
• Huomautusaika ja korko
• Maksuehdot
• Viitenumero
• Laskutusosoite
• Laskutettavan yrityksen tiedot ( esim. Y-tunnus)
• Erittely siitä, mitä on myyty
• (Tarvittaessa) alvin osuus ja verokantojen erittely

Jos olet alv-velvollinen - eli liikevaihtosi ylittää vuodessa 15 000 euroa - , tulee laskuun lisätä arvonlisävero. Sen määrä riippuu toimialasta, ollen yleensä 24%.

Milloin toiminimiyrittäjä on arvonlisäverovelvollinen?

Yritys, jonka liikevaihto on vuodessa alle 15 000 euroa voi myydä tuotteitaan ja palvelujaan verottomasti, eli sen ei tarvitse periä asiakkailtaan arvonlisäveroa. Jos toiminimellä laskutettava liikevaihto ylittää 15 000 euroa vuodessa, tulee toiminimiyrittäjästä arvonlisävelvollinen ja toiminimi tulee ilmoittaa arvonlisäverollisten rekisteriin.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että laskuihin tulee lisätä alv ( yleensä 24%) ja hoitaa alv:hen liittyvät säännölliset ilmoitus-ja tilitysrutiinit.

Mikäli vuotuinen liikevaihtosi jää alle 15 000 euron, voit silti hakeutua vapaaehtoisesti alv-velvolliseksi. Ettäkö maksaa vapaaehtoisesti lisää veroa? Miksi ihmeessä? Siksi, koska alv-velvollisena voit saada rahassa mitattavia etuja!

ALV-velvollisuuden hyödyt toiminimiyrittäjälle:

1. Alv-vähennysoikeus. Alv-velvollisena yrittäjänä voit vähentää yrityksesi myyntien alveista yrityksesi hankintojen alvit; tämä hyödyttää erityisesti heitä, joilla on paljon hankintoja joista maksetaan arvonlisäveroa. Jos joudut hankkimaan esimerkiksi paljon työvälineitä yritystoiminnan aloittamiseksi, voit vähentää niiden arvonlisäverot omien myyntiesi veroista. Kaava on yksinkertainen: Myyntisi alv vähennettynä yrityksesi ostojen alv.

2. Minimoi yllätyskulujen mahdollisuus. Jos ilmoittaudut alv-velvolliseksi hyvissä ajoin, pystyt ennakoimaan kulusi paremmin. Mikäli et ole alv-velvollinen ja liikevaihtosi nouseekin yli 15 000 euron vuoden aikana, joudut maksamaan alvit takautuvasti koko vuodelta. Tähän saattaa tulla muitakin maksuja lisäksi, joten mikäli yhtään tuntuu että liikevaihto voi ylittää maagisen 15 000 euron rajan, ennakoi ja ilmoittaudu alv-velvolliseksi hyvissä ajoin.

3. Saat rahaa takaisin! Jos ostat enemmän kuin myyt, hyvittää Verohallinto summan sinulle. Liiketoiminnan kannalta tilanne harvoin on toivottava – olet ostanut enemmän kuin myynyt – mutta voit siis jäädä jopa voitolle alvien suhteen! Mikäli alv on negatiivinen, tekee Verohallinto hyvityksen pankkitilillesi.

4. Liikevaihdon jäädessä alle 15 000 euron, et joudu tilittämään keräämiäsi arvonlisäveroja. Jos tilikauden lopussa huomaat myyntisi jääneen alle 15 000 euron, voit hakea alarajahuojennusta maksamillesi arvonlisäveroille. Näin ollen sinun ei tarvitse maksaa alvia verokarhulle, vaan voitkin laskea sen osaksi liikevaihtoasi ( josta maksat normaalisti veroa).Jos liikevaihto ylittää 15 000 euroa, mutta alittaa 30 000 euroa, on mahdollista saada osittaista huojennusta – lue tästä lisää Verohallinnon sivuilta.