Mitä on sähköinen laskutus ja miksi se on tärkeää?

Sähköinen laskutus tarkoittaa laskujen luomista, lähettämistä ja vastaanottamista digitaalisessa muodossa ilman perinteisiä paperisia laskuja. Sähköiset laskut lähetetään suoraan laskutusjärjestelmien välillä, mikä tekee prosessista nopeamman, tarkemman ja ympäristöystävällisemmän.

Sähköinen laskutus on keskeinen osa nykyaikaista liiketoimintaa, sillä se tehostaa laskujen käsittelyä ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Automatisoidut prosessit nopeuttavat maksusuorituksia ja parantavat kassavirran hallintaa, mikä on erityisen arvokasta liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta. Lisäksi sähköinen laskutus noudattaa lakisääteisiä vaatimuksia, parantaa tietoturvaa ja vähentää hiilijalanjälkeä, joten se on olennainen ratkaisu yrityksille, jotka haluavat toimia tehokkaasti ja vastuullisesti.

👉Lue myös: Miten sähköinen laskutus parantaa tietoturvaa?

Mitä tarkoittaa sähköinen lasku?

Eri laskutyyppejä ovat paperilasku, sähköinen lasku ja sähköpostilasku. Sähköisten laskujen lähetyksessä kannattaa erottaa kaksi eri kohderyhmää; yritykset ja kuluttajat.

Sähköisestä laskutuksesta puhuttaessa tarkoitetaan yrityksille verkkopankkiin tai taloushallinnon ohjelmaan lähetettäviä verkkolaskuja. Kuluttajapuolella sähköinen lasku on laskutusohjelman kautta sähköpostiin lähetettävä pdf-liite tai verkkopankkiin lähetettävä e-lasku.

Jotta kuluttajalle voi lähettää e-laskuja, tulee lähettäjän tehdä sopimus pankin kanssa. 

Mikä ei ole sähköinen lasku?

Ilman laskutusohjelmaa, sähköpostilla itse lähetetyt laskut ( yleensä pdf-tiedostomuodossa) eivät ole verkkolaskuja, sillä ne vaativat manuaalista työtä siirtyäkseen taloushallintojärjestelmästä toiseen. Sähköpostitse lähetettävän laskun maksaminenkaan ei suju automaattisesti.   

👉 Lue myös: Mitä eroja on eri laskutustavoilla?

Miten sähköinen laskutus toimii?

Sähköisen laskutuksen prosessi alkaa laskun luonnilla yrityksen laskutusjärjestelmässä, jossa lasku muotoillaan ja varmennetaan automaattisesti. Kun lasku on valmis, se lähetetään sähköisessä muodossa suoraan asiakkaan laskutusjärjestelmään tai verkkolaskuoperaattorin kautta. Vastaanottaja saa laskun nopeasti ja valmiiksi järjestelmässään käsiteltäväksi, mikä vähentää manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta.

Maksun jälkeen tieto suorituksesta päivittyy automaattisesti lähettäjän järjestelmään, jolloin koko prosessi hoituu saumattomasti alusta loppuun ilman paperisia vaiheita.

👉 Lue myös: Näin otat käyttöön sähköisen laskutuksen

Esimerkki, miten sähköinen laskutus toimii Uuva Cloudin kautta. 

1. Luo laskun perusteet Uuva Cloudissa. 

2. Valitse tapa, jolla sähköinen lasku lähtee. Yritysasiakkaiden kohdalla puhutaan verkkolaskusta, kuluttaja-asiakkaiden kohdalla E-laskusta. 

3. Kumppanimme Orbyt:in avulla huolehdimme, että lasku jaellaan asiakkaallesi verkkopankkiin tai taloushallinnon järjestelmään. Kuluttaja-asiakkaiden kohdalla lasku lähetetään sähköpostin liitteenä. Huomioi, että tämä on eri asia kuin laskun lähettäminen itse sähköpostilla! 

Usein kysyttyä sähköisestä laskutuksesta