Sähköinen laskutus tarjoaa yrittäjille nopean, turvallisen ja ympäristöystävällisen tavan hallita laskutusta ilman paperisotaa. Heitä siis viimeistään nyt hyvästit pölyä kerääville mappiriveille! Yrittäjälle sähköinen laskutus tuo kustannussäästöjä ja parantaa laskuprosessin tehokkuutta. Käyttämällä pilvipohjaista palvelua vältät yleisimmät virheet laskutuksessa ja säästät niin aikaa kuin energiaa, jotka voit jatkossa kanavoida yritystoimintasi kehittämiseen.
Käyttöönotto on helppoa ja pääset alkuun maksutta. Lue alta lisää, mitä sinun tulee ottaa huomioon valitessasi laskutusohjelmaa.
▶️Lue myös: Laskutusvinkkejä aloitteleville yrittäjille: Pilvipohjaisen laskutuksen edut
▶️Lue myös: Laskuttaminen toiminimellä - näin teet siitä helppoa
Sähköisen laskutuksen käyttöönotto tuo yritykselle tehokkuutta ja säästöjä
Sähköisen laskutuksen käyttöönotto on yrittäjälle sujuva tapa tehostaa laskutusprosessia ja säästää aikaa. Kun palveluntarjoaja on valittu, järjestelmän asennus ja laskutusprosessin testaus auttavat varmistamaan, että kaikki toimii odotetusti. Sähköinen laskutus on myös turvallinen vaihtoehto, joka vastaa tietosuoja-asetusten vaatimuksiin ja vähentää tietoturvariskejä.
👉 Lue myös: Miten sähköinen laskutus parantaa tietoturvaa?
Siirtyminen sähköiseen laskutukseen helpottaa yrityksen arkea ja tuo mukanaan monia hyötyjä. Näin yrittäjä voi keskittyä liiketoiminnan kasvuun ja jättää laskutuksen sujuvaksi ja turvalliseksi järjestelmän hoidettavaksi.
👉 Lue myös: Yrittäjä, oletko varma että yrityksesi voi myydä palveluitaan kaikille, jotka haluaisivat niitä ostaa?
Mistä tiedän, voinko käyttää laskutuspalvelua?
Nyrkkisääntönä, jos sinulla on y-tunnus ja lähetät yli 10 laskua vuodessa, laskutuspalvelu on sinulle sopiva ratkaisu. Vaikka lähettäisit vain yhden laskun voit siltikin käyttää laskutuspalvelua, mikäli pieni kuukausimaksu ei ole sinulle käytön este. Pienyrittäjälle suosittelemme sinulle Uuva Cloud-laskutuspalvelun käyttöönottoa.
Uuva Cloud sisältää kaiken tarvittavan, jotta laskutus sujuu mahdollisimman jouhevasti ja peruspaketti riittääkin suurimmalle osalle yrityksiä.
Mikäli toimit kevytyrittäjänä ilman omaa y-tunnusta, tulee valita kevytyrittäjälle sopiva järjestelmä. Nämä poikkeavat muille yrittäjille suunnatuista palveluista mm. perityn palvelumaksun perusteella. Kevytyrittäjille suunnatut palvelut veloittavat yleensä tietyn prosentuaalisen palvelumaksun jokaisesta lähetetystä laskusta. Tämä maksu kattaa palvelun tarjoamat edut kuten kirjanpidon.
Miten valita minulle sopivin sähköinen laskutuspalvelu?
Laskutuspalvelun valintaan kannattaa panostaa. Palveluiden ominaisuudet ja hinnat vaihtelevat, joten oikean palvelun löytämiseksi on tärkeää tuntea oman yrityksen tarpeet. Laadi lista ominaisuuksista ja toiminnoista, jotka ovat yrityksesi kannalta tärkeitä, ja vertaile eri palveluntarjoajien tarjontaa näiden perusteella.
Varmista, että voit lähettää laskun asiakkaasi toivomassa muodossa; verkkolaskuna, sähköpostitse tai postitse, tai tulostaa sen itse. Maksuvalvonta ja perintä puolestaan ovat asioita, jota harva tekee mielellään itse. Myös laskurahoitukselle ja luottotietojen tarkistukselle on monilla yrittäjillä käyttöä.
▶️ Tutustu Uuva Cloudin ominaisuuksiin!
▶️ Lue myös: Pienyrittäjän opas verkkolaskutukseen
Näin otat sähköisen laskutuspalvelun käyttöön
Yksinkertaisimmillaan otat laskutuspalvelun käyttöön valitsemalla haluamasi palvelun, luomalla käyttäjätunnuksen, täyttämällä yrityksesi tiedot ja kas näin - voit aloittaa laskujen luonnin. Uuva Cloudin käyttöönottoa voisi verrata suoratoistopalveluihin, yhtä helppoa ja mutkatonta, voit myös kokeilla sitä kuukauden ajan maksutta.
Mikäli tarvitset integraatiota muihin järjestelmiin, varmista että se onnistuu valitsemaltasi palveluntarjoajalta. Jos sinulla on jo olemassa oleva laskutuspalvelu, mutta haluat vaihtaa sen toiseen onnistuu tämä parhaassa tapauksessa helposti. Esimerkiksi Uuva Cloudiin voit tuoda niin asiakkaat kuin tuoterekisterinkin muutamalla napin painalluksella.
1. Selvitä tarpeesi ja vaatimuksesi.
Ennen sähköiseen laskutukseen siirtymistä on tärkeää arvioida oman yrityksen laskutustarpeet.
- Kuinka paljon laskuja lähetetään? Tämä auttaa vertailemaan hintoja eri laskutuspalveluiden välillä.
- Kenelle laskut lähetetään? Onko asiakkaita, jotka edellyttävät verkkolaskuja, vai onko kyseessä pääasiassa kuluttajia, jotka hyötyvät e-laskusta?
- Käytössä olevat järjestelmät: Onko yrityksellä jo ehkä käytössä järjestelmä, joka mahdollistaa sähköisen laskutuksen?
2. Valitse sähköisen laskutuksen palveluntarjoaja
Sähköisen laskutuksen käyttöönotto edellyttää laskutusjärjestelmää tai palvelua, joka mahdollistaa laskujen lähettämisen ja vastaanottamisen digitaalisessa muodossa. Palveluntarjoajia valitessa kannattaa tarkistaa seuraavat asiat:
- Verkkolaskujen ja e-laskujen tuki: Jos asiakkaat edellyttävät verkkolaskuja tai e-laskuja, varmista, että palveluntarjoaja tarjoaa nämä laskumuodot.
- Helppokäyttöisyys ja automaatio: Onko järjestelmä helppokäyttöinen ja mahdollistaako se laskutusprosessin automatisoinnin? Automaattiset muistutukset, maksuvalvonta ja raportit säästävät aikaa ja tehostavat avoimien saatavien kotiuttamista.
- Integraatiot: Tarkista, voiko palvelun integroida muihin käytössä oleviin taloushallinnon tai toiminnanohjausjärjestelmiin, mikä parantaa tiedonkulkua ja säästää manuaaliselta työltä.
- Tietoturva ja tietosuoja: Varmista, että palvelu on turvallinen ja noudattaa GDPR ja muiden tietosuojasäädösten vaatimuksia.
( Psst! Uuva Cloud täyttää kaikki ylläolevat ehdot!)
3. Rekisteröidy palveluun ja tee tarvittavat asetukset
Kun sopiva palveluntarjoaja on valittu, seuraava askel on rekisteröityminen ja tilin luominen palveluun.
- Syötä yrityksen perustiedot: Nämä tiedot näkyvät asiakkaalle laskuissa ja sisältävät yrityksen nimen, Y-tunnuksen, laskutusosoitteen ja yhteystiedot.
- Aseta laskutustiedot ja pankkiyhteydet: Laskutusjärjestelmään syötetään maksutiedot ja mahdollisesti myös tarvittavat verkkolaskuosoitteet, joita käytetään laskujen välittämisessä asiakkaan järjestelmään.
- Mukauta laskupohjat: Useimmissa palveluissa on mahdollista muokata laskupohjaa yrityksen brändin mukaiseksi lisäämällä esimerkiksi yrityksen logo, värimaailma ja laskutustiedot
Asiakaspalvelu laskutuspalvelun osana
Varmista, että saat käyttöösi asiakaspalvelun, joka auttaa tarvittaessa laskutuspalvelun käytössä tai epäselvissä tilanteissa. Uuva Cloud-asiakkailla yhteydenpito onnistuu portaalin kautta mutkattomasti.
Asioiden selvittelyä helpottaa, kun voit lähettää yhteydenoton asiakaspalveluun jokaisen laskun kohdalta erikseen. Näin sinun ei tarvitse selittää taustatietoja aina alusta alkaen, vaan asiakaspalvelu näkee ne suoraan järjestelmästä.
Mitä, jos asiakas ei maksakaan laskua?
Kun sinulla on käytössäsi maksuvalvonnan sisältävä laskutuspalvelu, laskutuspalvelu hoitaa sen kautta myös lähetettyjen laskujen maksuvalvonnan.
Maksuvalvonta pitää sisällään:
- Maksuseurannan. Tarkkaillaan, onko laskut maksettu määräaikaan mennessä.
- Maksumuistutukset. Jos maksu on myöhässä, lähetetään asiakkaalle muistutus. Muistutuksessa kerrotaan avoimen laskun summa, eräpäivä ja viivästyskorko.
- Perintätoimet. Jos asiakas ei maksa laskuaan muistutuksesta huolimatta, aloitetaan perintätoimenpiteet.
▶️Lue myös: Jos lasku jää maksamatta - Näin perintä etenee
Kun perintä hoidetaan luotettavan laskutuspalvelun kautta, voit myös olla varma että siinä noudatetaan aina perintälakia sekä hyvää perintätapaa.
Uuva Cloud - käyttäjälle hetivalmis verkkolaskutus
Uuva Cloud on laskutusohjelma, joka soveltuu erinomaisesti pienyrittäjälle. Uuva Cloud on täyden palvelun laskutusohjelma, sillä se huolehtii automatisoidusti laskuista myös niiden eräpäivän jälkeen. Mikäli laskua ei ole maksettu, siirtyy se maksumuistutusten kautta tarvittaessa perintään. Näet itse kaikkien laskujesi sekä avoimien saataviesi tilanteen täysin läpinäkyvästi, sekä pystyt myös halutessasi estämään perintään etenemisen.
Voit kokeilla Uuva Cloudia 30 vuorokauden ajan maksutta. Tarjoamme myös markkinoiden kustannustehokkaimman hinnoittelun, mitä transaktiomaksuihin tulee.
